Zostań mistrzynią świata w organizacji czasu!

Czy zdarza Ci, że masz tyle na głowie, że nie wiesz, za co się chwycić i od czego zacząć? Czy ciągle brakuje ci czasu na załatwienie wszystkich spraw? Jeśli odpowiedziałaś TAK na choć jedno pytanie, ten artykuł jest skierowany właśnie do ciebie, nie bój się poświecić kilku minut na przeczytanie.
Permanentny brak czasu

Wiecznie niezałatwione sprawy i całkowity brak organizacji w życiu. To typowy scenariusz współczesnych ludzi. Wiele z nas stało się niewolnikami własnych kalendarzy, zegarków. Wszyscy narzekamy na zbyt krótką dobę, cierpimy na "permanentny niedoczas". Brakuje nam czasu w pracy, dla rodziny, dla samych siebie. O co tak naprawdę chodzi? Przecież doba nie skróciła się. Narzekanie na brak czasu stało się skuteczną wymówką żeby czegoś nie zrobić, w ten sposób czujemy się usprawiedliwieni, że czegoś nie zrobiliśmy. Czy faktycznie jest tak, że mamy więcej obowiązków? Warto zastanowić się czy problem braku czasu nie leży w nas samych. W jaki sposób możemy lepiej zorganizować swoją pracę nie tracąc czasu na rzeczy zbędne? Strata czasu porównywana jest przez psychologów do ucieczki ciepła z domu przez nieszczelne okna i szpary. Choć straty wydają się niewielkie, sumując je okazują się ogromne. Specjaliści radzą pilnować czasu. Powinniśmy wykorzystywać go najlepiej jak potrafimy, nasz czas działa jak biuro. Pomocna okazać się może znajomość zasad funkcjonowania firmy. Regularnie powinniśmy sprawdzać nasze przychody i wydatki. Kluczem do sukcesu jest więc sztuka planowania i zarządzania sobą, eliminując zbędne czynności.

Zarządzaj czasem

Organizację naszego czasu możemy porównać do pakowania walizki. Osoba, która zastanawia się co zabrać ze sobą ,starannie układa swoje rzeczy, patrząc z boku robi to wolniej niż ktoś, kto bez pomysłu wrzuca wszystko po kolei. Okazuje się, że osoba bardziej skrupulatna ułoży do niej więcej rzeczy i w sumie w krótszym czasie.

Jeśli chcesz spędzać swój czas efektywnie musisz, zacząć podchodzić do tematu czasu bardziej świadomie. Zamiast narzekać na swój los, radzimy wziąć sprawy w swoje ręce i dokładnie zaplanować swoje działania. Może chodzi tylko o kilka zmian w życiu codziennym, o wyeliminowanie parę nawyków. W tym miejscu niezwykle pomocna może okazać się macierz Eisenhowera, technika organizacji zadań wymyślona przez słynnego amerykańskiego generała. Zaproponował podział czynności na cztery kategorie według pilności i ważności. Poniżej prosty schemat:

A - zadania ważne i pilne (których nie unikniemy, nie możemy ich zaniedbać)

B - zadania ważne, ale niepilne (np. dokształcanie, sprawy prywatne, które decydują o poczuciu szczęścia i bezpieczeństwa)

C - sprawy pilne, lecz nieważne (spotkania, wizyty lub rozmowy przez telefon, w których bierzemy udział ze względu na innych)

D - sprawy nieważne i niepilne (wypełniają nam czas np. oglądanie telewizji)

Steven Covey, autor popularnego poradnika "7 nawyków skutecznego działania" twierdzi, że marnujemy życie tkwiąc w ostatniej kategorii, podczas gdy swój czas powinniśmy poświęcać tej drugiej - czyli zajmować się sprawami ważnymi (to od nich w dużej mierze zależy nasz sukces) zanim staną się pilne. Niestety często robimy na odwrót, zdarza się nam błędnie brać sprawy pilne za ważne. Zalecamy wyjątkową ostrożność, gdyż sprawy pilne domagają, by się nimi zająć. Sprawy ważne i niepilne załatwiamy niechętnie, wymagają do nas więcej inicjatywy. Nakarm możliwości, głodź problemy - to rada autora. Wiele osób ma problem z dopasowaniem swoich zadań do schematu. Wynika to z braku priorytetów, nie wytyczania sobie życiowych celów. Tak naprawdę nie wiedzą, co w ich życiu jest naprawdę ważne.

"Kochasz życie? Nie trwoń więc czasu, bo ono z niego właśnie się składa" Beniamin Franklin

W zarządzaniu czasem sprawdza się także popularna zasada Pareto (80/20), która w tym przypadku mówi, że 80 proc. efektu pracy zawdzięczamy tylko 20 proc. podjętych działań. Wynika z tego wniosek, że z trwającego godzinę zebrania efektywny będzie niespełna kwadrans. Jeśli będziesz koncentrować się na wykonywaniu tych 20 proc. najważniejszych czynności, to pozwoli Ci to zwielokrotnić uzyskiwane rezultaty pracy. Inną popularną metodą jest posiadanie organizatora lub kalendarza z rozpisanymi godzinami, gdzie zapisujemy czynności, które chcemy wykonać. Przez cały dzień prowadź zapiski jak zaczniesz lub skończysz jakąś czynność. Metoda ta jest bardzo dobra, ma niestety jedną wadę. Okazuje się, że zazwyczaj zadań do wykonania jest więcej niż mamy czasu. Jeśli na dany dzień zaplanujesz za dużo czynności, musisz się śpieszyć.

Sukces uporządkowania naszego życia zależy w dużej mierze od siły naszego charakteru i samozaparcia. Powyższe metody mają nam jedynie tym pomóc. Pamiętaj, że bycie szczęśliwym to także znalezienie czasu wyłącznie dla siebie.

Więcej o: