Kiedy mamy zaległości, wówczas najlepiej poprosić szefa o możliwość pracy z domu i wszystko nadrobić. Czy według Pań praca w domu ma rzeczywiście same zalety?
Ewelina Smoktunowicz: To czy praca z domu okaże się dla nas korzystna, zależy od kilku czynników. Jeśli, tak jak pani sugeruje, mamy zaległości i chcemy je szybko nadrobić, to rzeczywiście dzień pracy z domu jest dobrym rozwiązaniem. Przede wszystkim dlatego, że w domu mamy większą możliwość kontroli otoczenia. Nikt nie przejdzie koło biurka i nie zagada, nie będą nas rozpraszać rozmowy za plecami, przede wszystkim nie będziemy się odrywać od pracy, żeby wziąć udział w spotkaniach. Oczywiście, z taką sytuacją mamy do czynienia, jeśli rzeczywiście jest to jeden dzień ponieważ wtedy można dogadać się z managerem lub zespołem, że ten dzień jest nam potrzebny na pracę w skupieniu i poprosimy, na przykład, o możliwość wyłączenia telefonu. Jeśli jednak pracujemy z domu często, to pytania od współpracowników mogą padać za pośrednictwem komunikatorów lub telefonu. Jeśli chodzi o spotkania, to możemy zostać poproszeni o "wdzwonienie się" na nie. Wtedy kontrola nad otoczeniem, z jaką kojarzy się praca z domu okazuje się złudna.
Jakie są wady pracy z biura i jakie są wady pracy w domu?
Olga Białobrzeska: Choć posiadamy umiejętność dostosowywania się do różnych wymogów sytuacji, to jednak istnieją sytuacje, w których funkcjonujemy najefektywniej - jednym czytanie książki idzie najlepiej we własnym łóżku, innym w czytelni, jeszcze innym na łące. Wybieramy się na urodziny i chcemy wypisać zabawną kartkę z życzeniami. Jedni zrobią to na kolanie w taksówce, inni we współpracy z partnerem, jeszcze inni zamkną się na godzinę sami w pokoju. Analogicznie wygląda to z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Są osoby, które potrzebują dużo stymulacji ze środowiska, aby efektywnie pracować - lubią, kiedy wokół coś się dzieje; kiedy kolegę z biurka obok można zapytać o zdanie; kiedy w tle gra radio takie osoby efektywnie będą pracować w biurze, bo panujące wokół zamieszanie będzie ich dostymulowywać. Dla nich praca w domu może okazać się za mało pobudzająca, choć oczywiście można ratować się wtedy np. poprzez włączenie telewizora czy choćby bujanie się na krześle i żucie gumy. Natomiast ci, którzy mają małe zapotrzebowanie na stymulację, najlepiej będą pracowali w środowisku, które dostarcza im jak najmniej bodźców - w pomieszczeniu cichym, z uporządkowanym biurkiem, o optymalnej temperaturze, w którym panuje spokój, a więc w warunkach, które łatwo osiągnąć w domu. Takim osobom praca w biurze może sprawiać trudność i znacznie obniżać ich efektywność.
Ewelina Smoktunowicz: Często zakłada się, że możliwość pracy z domu wpływa pozytywnie na równowagę pomiędzy pracą zawodową a życiem domowym, rodzinnym. Wyniki badań pokazują jednak, że praca z domu albo nie ma zupełnie związku z tą równowagą (czyli ani jej nie polepsza ani nie pogarsza) albo wręcz wpływa na nią negatywnie. Ten negatywny efekt przypisuje się zazwyczaj rozmyciu granic pomiędzy tymi sferami. Jeśli układam sobie w głowie główne punkty prezentacji i jednocześnie karmię psa albo wstawiam pranie, to jestem w pracy czy w domu? Za plus pracy z domu uznaje się często oszczędność czasu, związaną z dojazdem do pracy. Jest to niezaprzeczalna korzyść, ale znowu niektóre badania wskazują, że kobiety, pracując z domu, "wychodzą" z pracy później, niż gdyby wychodziły z biura. Być może wydaje im się, że ten dodatkowy kwadrans czy pół godziny nie zrobią różnicy, ponieważ i tak są już w domu. Oczywiście, w ten sposób redukujemy jedną z istotnych korzyści pracy z domu.
Osoby wykonujące wolne zawody pracują np. z kawiarni. Wystarczy, że mają tam podłączenie do Wi-Fi. Czy panie polecają taki styl pracy?
ES: Polecam przede wszystkim samoobserwację. Czy lepiej pracuje mi się przy muzyce czy bez? Rano czy wieczorem? Czy obecność innych pracujących osób mobilizuje mnie do pracy czy przeciwnie, irytuje i przeszkadza? Jeśli tylko mamy możliwość dopasowania miejsca czy czasu pracy do naszych potrzeb, to koniecznie to wykorzystajmy. A czy będzie to praca w kawiarni czy publicznej bibliotece to już kwestia indywidualnych preferencji oraz do pewnego stopnia mody.
Co Panie sądzą o modnych w dużych miastach centrach coworkingowych? Czy to najlepsze miejsce na skoncentrowanie się i wydajną pracę?
ES: Wrócę tu do wyników badań nad rozmyciem granic pomiędzy pracą a życiem rodzinnym. Jeśli z racji wykonywanego zawodu nie mamy biura, do którego moglibyśmy pójść, a czujemy, że obowiązki zawodowe i domowe za bardzo na siebie nachodzą, gdy pracujemy z własnej kuchni, to centrum coworkingowe jest oczywiście świetnym rozwiązaniem. Mamy możliwość niejako wejść do pracy i z niej wyjść. Jednak, ponownie, sugerowałabym najpierw przyjrzeć się swojemu stylowi pracy. Przynależność do takiego centrum jest oczywiście modna, ale co z tego, jeśli nie zmotywuje do pracy?
Nadal najczęściej pracujemy z biura, to najpopularniejsze miejsce pracy. Co zrobić, aby zwiększyć swoją efektywność pracy w warunkach, które jak wiemy, nie zawsze są idealne?
OB: Przede wszystkim wprowadzić w życie kilka zasad, biurowych rytuałów. W przypadku treningu sportowego jest tak, że najpierw robimy rozgrzewkę, potem przechodzimy do właściwego treningu, a po nim robimy rozciąganie. Wszystkie te etapy są ważne i składają się na efektywny trening. Podobnie powinniśmy traktować pracę umysłową. Zanim przystąpimy do właściwej pracy, zacznijmy od rozgrzewki - krótkiego zadania umysłowego, które przygotuje umysł do pracy. Możemy na przykład pomnożyć w pamięci dwie dwucyfrowe liczby np. 16x17. Po tym przechodzimy do wykonywania naszych zadań. Nigdy nie pracujmy dłużej niż dwie godziny bez przerwy. A przerwa? To również bardzo ważny moment, jak rozciąganie w sporcie, a jednak często popełniamy na tym etapie błąd. Zazwyczaj w przerwie uruchamiamy ulubione strony internetowe, rozmawiamy ze współpracownikami, wykonujemy prywatny telefon. To czynności wysoce stymulujące, natomiast w przerwie od pracy powinniśmy się przede wszystkim odprężyć i ograniczyć wszelką stymulację. Proponuję zatem, aby w czasie przerwy usiąść wygodnie w możliwie spokojnym i cichym miejscu, na 5 minut zamknąć oczy, włożyć stopery do uszu, pozwolić spokojnie płynąć myślom. Po 5 minutach takiego odprężenia można wstać i spędzić resztę przerwy w dowolny sposób, a po niej wrócić do pracy, zaczynając oczywiście od rozgrzewki.
ES: Nie da się ukryć, że ogromna jest rola organizacji w tym, żeby praca z biura była efektywna. Gdyby zapytać pracowników dużych korporacji, co najbardziej przeszkadza im w pracy, to prawdopodobnie dwie odpowiedzi będą się nagminnie powtarzać: ilość maili i spotkań. Pewien manager powiedział mi kiedyś, że gdyby pobierać jednego dolara od każdego nazwiska, które umieszczamy na "Cc" maila, to okazałoby się, że spokojnie wystarczy, że wyślemy wiadomość do jednej decyzyjnej osoby zamiast do pięciu luźno zainteresowanych tematem, a absurdalna ilość maili w skrzynce przestałaby stanowić problem. Spotkania to kolejna zmora efektywnej pracy. Nie zawsze mamy możliwość wpłynąć na innych, ale możemy zmienić zwyczaje. Zanim następnym razem zabierzemy współpracownikom godzinę cennego czasu, warto zastanowić się, czyja obecność jest tam rzeczywiście niezbędna.
Jak najlepiej organizować swoją pracę? Czy mogłyby panie podpowiedzieć sprawdzone metody?
OB: Przede wszystkim trzeba w ogóle się zorganizować. Wiele osób po prostu przychodzi do pracy, siada przy biurku i robi to, co wpadnie im w ręce, bez żadnego sensownego planu. Natomiast praca jest efektywniejsza, kiedy wcześniej ją zaplanujemy, najdokładniej jak się da. Najlepiej ostatnie 15 minut każdego dnia w pracy przeznaczyć na zaplanowanie kolejnego dnia. Na czystej kartce lub w terminarzu zapisujemy wszystkie zadania do wykonania, o której godzinie zaczniemy je wykonywać i ile czasu na nie przeznaczamy. Jeśli zadanie wykonamy szybciej i zostanie nam trochę czasu, to świetnie, w nagrodę poświęćmy go na jakąś przyjemność. Jeśli czasu nam nie starczy, to już wiemy, że następnym razem na podobne zadanie musimy zaplanować więcej czasu, ale nie karzmy się zabierając sobie przerwę. Dzięki skrupulatnemu planowaniu razem z godzinami, nie odkładamy zadań "na za 5 minut", mniej więcej wiemy, ile uda nam się wykonać w ciągu dnia, mamy kontrolę nad swoimi obowiązkami, nie zaprzątamy umysłu myślami "co jeszcze dziś przede mną?", "czy zdążę?".
Dlaczego warto wyjeżdżać na urlop?
ES: Niestety, urlop sam w sobie nie gwarantuje powrotu do formy i wysokiej efektywności. Badania wskazują, że choć zaraz po powrocie do pracy deklarujemy lepsze samopoczucie, to efekt ten zanika już w przeciągu dwóch tygodni! Nie jest również obojętne, czy w czasie urlopu rozpatrujemy negatywne aspekty swojej pracy oraz czy jesteśmy narażeni na inne źródła stresu, nawet te nie związane z pracą. W obu przypadkach nasza zdolność regeneracji zmniejsza się. Ważne jest również to, co czeka nas po powrocie do pracy. Jeśli już pierwszego dnia musimy uporać się ze wszystkimi sprawami, które nazbierały się podczas naszej nieobecności, to pozytywne efekty urlopu zanikną szybciej. Jest to ważna wiadomość dla managerów: jeśli chcemy mieć zadowolonych i efektywnych pracowników, to nie witajmy ich w poniedziałek po urlopie listą zadań na przedwczoraj. Niektórzy idą o krok dalej. Spotkałam się niedawno z zaskakującą mailową auto-odpowiedzią osoby na urlopie. Autor informował, że po powrocie zamierza usunąć wszystkie wiadomości, a zatem, jeśli ktoś potrzebuje jego pomocy, powinien napisać maila ponownie po X sierpnia, gdy on już będzie w biurze. Oczywiście nie każdy z nas może sobie pozwolić na taką niefrasobliwość. Osobiście jestem przekonana, że niewielu ludzi rzeczywiście odezwie się ponownie. Prawdopodobnie znajdą inny sposób rozwiązania problemu, a autor tej nietypowej auto-odpowiedzi będzie się dłużej cieszył lepszym, pourlopowym samopoczuciem.
Jak zorganizować swoją prace zaraz po urlopie, kiedy nic nam się nie chce i tak trudno wrócić do stałego rytmu pracy?
OB: Zwyczajnie, cierpliwie znieść początkowy dyskomfort i brak motywacji; nie obwiniać siebie za to, bo to naturalne; robić więcej przerw niż zwykle; rozpisać harmonogram dzienny z nieco większą tolerancją czasową niż przed urlopem; zacząć od zadań, które lubimy w naszej pracy najbardziej; zrobić to, na co zwykle nie mamy czasu np. dzień sprzątania swojego biurka; a w przerwie rozmarzyć się na temat swoich zawodowych aspiracji i tak jak na początku nowego roku kalendarzowego, zastanowić się, co od dziś chcę robić lepiej w pracy.
Ewelina Smoktunowicz: doktorantka w Szkole Wyższej Psychologii Społecznej oraz Data Account Manger w międzynarodowej korporacji. Zajmuje się problematyką zdrowia w pracy: stresem, wypaleniem zawodowym, zaangażowaniem w pracę.
Olga Białobrzeska: psycholog, obecnie doktorantka w Szkole Wyższej Psychologii Społecznej oraz trener umiejętności miękkich w Agencji Rozwoju Pomorza. Specjalizuje się w psychologii społecznej.
Zapraszamy do udziału w wyjątkowej, letniej odsłonie Festiwalu PROGRESSteron , który odbędzie się w Sopocie w dniach 12-21.08.2011.Organizatorzy festiwalu to Ośrodek Rozwoju Osobistego Kobiet Dojrzewalnia Róż i Centrum Rozwoju i Promocji Ekspresja. Partnerem letniej Edycji Festiwalu jest Szkoła Wyższa Psychologii Społecznej.
