Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego i powinien go wykorzystać w roku, za który jest należny. Jeśli tego nie zrobi, może wykorzystać urlop do 30 września kolejnego roku. W pewnych okolicznościach pracownik może otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Urlop to niezbywalne prawo pracownika. Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu, a pracodawca nie może odmówić pracownikowi urlopu w wymiarze, który przysługuje. Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu w danym roku, zaległy urlop przechodzi na rok kolejny i należy go wykorzystać do 30 września.
Ekwiwalent za urlop przysługuje tylko i wyłącznie wtedy, gdy niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego jest spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem, a strony nie planują podpisania kolejnego stosunku o pracę.
Przykład: 22 czerwca 2021 roku wygasł stosunek o pracę pani Karoliny. Nie wykorzystała całego przysługującego jej urlopy, pozostało jej 5 dni. Obowiązkiem pracodawcy jest wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop najpóźniej w ostatnim dniu pracy - czyli 22.06.2021.
W trakcie trwania stosunku o pracę lub jeśli pracownik i pracodawca planują jego przedłużenie nie można wypłacić ekwiwalentu za urlop - urlop powinien zostać fizycznie wykorzystany.
Aby wyliczyć wysokość ekwiwalentu, stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacania. Oblicza się go w następujący sposób:
x = [365 dni - (liczba niedziel w roku + liczba sobót w roku + liczba dni świątecznych)]: 12
W roku 2021 współczynnik wynosi 21 dni. Następnie wynagrodzenie brutto dzieli się przez tę liczbę, aby obliczyć wynagrodzenie za dzień pracy.