Zgodnie z art. 161 Kodeksu Pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Nieudzielenie urlopu i nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie wiąże się z karą grzywny. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi udzielić urlopu pracownikowi w podanym przez podwładnego terminie.
W zależności od stażu pracy pracownika przysługuje odpowiednia liczba dniu urlopowych:
Na staż pracy nie składa się jedynie świadczenie pracy. Do czasu dolicza się m.in. czas nauki w szkole zawodowej, średniej, policealnej oraz szkole wyższej.
Pracownikowi zostanie udzielony urlop wypoczynkowy jedynie na podstawie złożonego wniosku. Warto, aby przybrał on formę pisemną. Najczęściej pracownicy korzystają z wniosków obowiązujących w zakładach pracy lub wypełniają formularz online (w wewnętrznym systemie danej firmy). Jeśli w firmie nie ma przygotowanego formularza, pracownik może przedstawić pracodawcy pismo własnoręczne.
Urlop wypoczynkowy pracownika może być podzielony na części, jednak co najmniej jedna z nich powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Urlopu udziela się na te dni, które są dla pracownika dniami pracy.
Kodeks pracy art. 164 §2: Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego lub zmienić wcześniej ustalony termin urlopu pracownika. Wniosek pracownika inicjuje udzielenie urlopu, jednak ostateczna decyzja o udzieleniu urlopu należy do pracodawcy. Ten ma prawo odmówić udzielenia urlopu we wskazanym terminie lub zmienić wcześniej ustalony termin z uwagi na konieczność zapewnienia normalnego toku pracy lub szczególne sytuacje, które wymagają obecności pracownika w pracy.