Czy analogowe kalendarze przegrają z apkami? (fot. Pexels.com CC0)
Kiedy 8 lat temu trafiłam do malutkiej berlińskiej agencji reklamowej, zaskoczyła mnie świetna organizacja czasu pracy. Wcześniej byłam na praktykach w kilku agencjach w Warszawie i nikt nie myślał o tym, jak efektywnie zarządzać czasem. A w Berlinie - każdą czynność, łącznie z telefonem do klienta, czasem z półminutowym potwierdzeniem projektu, zapisywałam w specjalnym kalendarzu. Dodatkowo biuro z nami dzieliła specjalistka do spraw zarządzania czasem i przestrzenią. Dziś uważam, że to niezwykle ważna sprawa. Przez kilka lat prowadziłam własną działalność i wiem, jak systemowa organizacja pracy i tego, co poza pracą, ułatwia codzienne funkcjonowanie bez większego stresu.
1. We wspomnianej agencji reklamowej wykorzystywaliśmy narzędzie podobne do programu Rescue Time . W ciągu tych kilku lat technika poszła na tyle do przodu, że nie trzeba już ręcznie wpisywać godzin, a program zainstalowany w komputerze i innych urządzeniach mobilnych, których używamy do pracy, zsumuje i rozliczy nas z zaplanowanych działań - czy poświęciliśmy za dużo czasu w ciągu dnia na czytanie artykułów? A czy przypadkiem klient, którego obsługujemy, nie zajmuje więcej czasu niż to wynika z naszych założeń? Ile czasu poświęcamy na media społecznościowe? Ten program, istniejący także jako aplikacja na urządzenia mobilne, kosztuje 9 dolarów miesięcznie i pomaga oszacować efektywność pracy oraz, jeśli to koniecznie i jeśli tego chcemy, odłączy nam pewne strony, żebyśmy nie marnotrawili czasu. Trochę jak kontrola rodzicielska, a trochę jak bat nad sobą samym. Menadżerom takie narzędzie może pokazać, czy stawiane przez nich wymagania są realne. Tylko czy nie podpiąć tego pod permanentną inwigilację, tak przy okazji?
To bardziej biznesowe zastosowanie aplikacji i technologii, które można bez problemu zainstalować na smartfonie. Ale wśród aplikacji, dostępnych zarówno dla użytkowników iPhonów, jak i smartfonów z systemem android, dostępne są darmowe aplikacje, które pomogą uporządkować wiele różnych rzeczy w sposób systemowy i oszczędzą czas.
2. Moją ulubioną aplikacją, którą wciąż zagłębiam i poznaję jej nowe możliwości, jest GoodReads . Ta aplikacja pozwala na porządkowanie czytelniczych zapędów. Książki możemy wrzucić do trzech zaproponowanych kategorii - chcę przeczytać, właśnie czytam, przeczytałam. Można także stworzyć podkatalogi, gdzie uporządkujemy książki, które nas interesują. Powiedzmy, że tematycznie. Aplikacja ta pomaga mi między innymi dlatego, że w krótkim czasie umieszczam książkę, o której usłyszałam w radiu czy gdziekolwiek indziej, a zaciekawiła mnie, w folderze "chcę przeczytać". Niestety ostatnio nie mam już takiej superpamięci, więc posiłkuję się smartfonem, zwykle jest gdzieś pod ręką. Podobnie jest z książkami, które już przeczytałam. O ile większość biografii czy literatury pięknej pamiętam, o tyle czytadła i kryminały, szczególnie te skandynawskie, zlewają mi się w jedną masę. Często nie jestem w stanie zapamiętać ich autorów i tytułów, a w GoodReads mam zapisane co przeczytałam, mogę zrobić sobie notatkę i dodać recenzję - widoczną albo tylko dla mnie, albo dla wszystkich użytkowników. I tutaj pojawia się kolejna funkcja tej aplikacji - społeczność. Dzięki możliwości oceny książek, a także połączeniu GoodReads z Facebookiem, mogę mieć czytelniczych przyjaciół - i wśród moich znajomych, i wśród tych ludzi, z którymi zgadzamy się w gustach czytelniczych. A GoodReads również, analizując półkę czytelniczą, sugeruje mi, co jeszcze mogłabym przeczytać. Nie zawsze jest to zgodne z moim gustem, ale dzięki tej aplikacji znalazłam kilka czytelniczych perełek, o których pewnie nigdy bym się nie dowiedziała. Ach, i jeszcze jedna sprawa - jeżeli jakiejś książki nie ma w serwisie, co czasem się zdarza, można dodać ją do wielkiej światowej kartoteki, tym samym stając się propagatorem literatury! Bardzo miła sprawa. Być może jeszcze nie doszłam do takiej funkcjonalności, która pomogłaby mi gromadzić cytaty zaznaczone w moim czytniku albo po prostu takiej opcji jeszcze nie ma w GoodReads. Szkoda, bo to sprawiłoby, że GoodReads byłoby zbiorem fiszek idealnych. Aplikacja na smartfony oraz platforma internetowa poprzez wyszukiwarkę www dostępna jest za darmo.
Stosik oczekujący czy folder w GoodReads? A może oba! (fot. A.U.) Stosik oczekujący czy folder w GoodReads? A może oba! (fot. A.U.)
Stosik oczekujący czy folder w GoodReads? A może oba! (fot. A.U.)
3. Byłoby mi też ciężko, gdyby nie Pinterest - czyli platforma-aplikacja, pomagająca uporządkować zdjęcia i obrazy, które napotykamy w Internecie. Na tej samej zasadzie działa porządkowanie zapamiętywanych obrazów, wystarczy tylko zainstalować dodatkowy guzik w naszej wyszukiwarce, aby potem za pomocą jednego kliknięcia dodać interesujące nas zdjęcie do odpowiedniego folderu obrazkowego konta. Ta platforma działa bardzo intuicyjnie i ma jeszcze jedną idealną funkcję - ukryte foldery. Są one widoczne tylko dla użytkownika. Zwykle zapisuję w nich inspiracje na prezenty - "Zrób to sam", jeśli nie chcę, żeby mój mąż lub przyjaciółka znaleźli, co dla nich szykuję. W folderach otwartych porządkuję interesujące mnie obrazy - od ulubionego malarza, po fryzurę czy tatuaż, który przecież kiedyś może sobie zrobię. Żadne z tych zdjęć nie jest zapisane na moim dysku, a dostęp do nich mam zarówno z komputera, jak i z urządzeń mobilnych. Dodatkowo kliknięcie w zapisany obrazek przekieruje nas do witryny, z której został on pierwotnie zapisany. Wszędzie więc, gdzie mam dostęp do sieci, mogę wejść na konto i przejrzeć obrazki. Ostatnio w ten sposób zachwalałam jakieś szydełkowe rękodzieło sąsiadki. Jeżeli miałabym przedstawić tę aplikację jako narzędzie dawnej generacji - jest to wielokieszeniowa teczka na zdjęcia i wycinki.
To jak mam Pinterest, to muszę zrezygnować z moich ukochanych albumów? (fot. A.U.) To jak mam Pinterest, to muszę zrezygnować z moich ukochanych albumów? (fot. A.U.)
To jak mam Pinterest, to muszę zrezygnować z moich ukochanych albumów? (fot. A.U.)
Tak naprawdę kluczowym zagadnieniem w systemowym zorganizowaniu życia jest czas - wszystkie inne porządkowania to tylko pewna pochodna. Aplikacji i kalendarzy, które pomagają oddzielić zadania od planów, życie osobiste od zawodowego oraz do tego wskazać, co dzieje się w najbliższej okolicy jest co najmniej kilka.
4. Testowałam Google Now oraz 24me . Każda z nich ma nieco inne funkcje i można używać ich równolegle. Pierwszą nazwałabym byciem na bieżąco - co danego dnia się dzieje, co zaplanowaliśmy w swoim prywatnym i zawodowym kalendarzu, jaka jest pogoda, w którym wydarzeniu chcemy uczestniczyć oraz w jaki sposób tam się dostać. Dodatkowo kolejne karty tej aplikacji umożliwiają śledzenie wszystkich dziejących się w koło nas atrakcji - także jeżeli pojedziemy do innego miasta. Wszystko to jest sparowane z naszym kontem mailowym Google. Prawdę mówiąc po jakimś czasie czułam się tym zmęczona i przeładowana informacjami. Powróciłam do papierowego kalendarza, wspierając się czasem notatką w telefonie - i straciłam odruch zerkania na telefon co parę chwil.
5. 24me natomiast można nazwać drugim mózgiem zapominalskiego - i to tym, który pamięta. Połączy notatki, kalendarz i listę zakupów, przypomni powiadomieniem o każdej z czynności i jeszcze jakby się zapomniało, to wyśle życzenia urodzinowe do znajomych z Facebooka. Przez pewien czas nawet mi się to podobało, bo naprawdę przestałam zapominać, ale szybko zorientowałam się, że z moją pamięcią jest jeszcze gorzej (zaczęłam nad nią pracować). Obie aplikacje dostępne są dla systemów IOS i android za darmo.
6. Zaskakującą dla mnie aplikacją jest Clue . Dowiedziałam się o niej od redakcyjnych koleżanek. To aplikacja skierowana do kobiet - wyliczy cykl miesięczny co do godziny. Zaznaczy, czy dziś są dni płodne, czy będziesz odczuwać ból, irytację, czy raczej skowronki. Pomoże zaplanować sen, oceni poziom energii i powiadomi o nadchodzącym zespole napięcia przedmiesiączkowego. Jak wiadomo można ją zastąpić kalendarzykiem, ołówkiem i termometrem lub świadomością własnego ciała. Do tego czasem zdarza się, że organizm - nasza najbardziej zaawansowana technologia, aktywnie działająca nawet poza strefą Wi-Fi i nawet po rozładowaniu baterii wykazująca czynności życiowe - spłata figla i rozjedzie się z aplikacją mobilną. A wtedy popłoch i zastanawianie - czy to tylko komórka szwankuje, czy to jednak komórka jajowa coś nie do końca zachowuje się tak, jak zaplanowała to nasza apka?
Apka, tabletka czy kalendarzyk? (fot. A. U.) Apka, tabletka czy kalendarzyk? (fot. A. U.)
Apka, tabletka czy kalendarzyk? (fot. A. U.)
7. Marta Bogacka poleca na te wszystkie niedokończone sprawy i niezaplanowane przypadki apkę pomagającą w medytacji. Podobno nawet w autobusie się można wyciszyć. Spróbuję, bo ostatnio czas mi się kurczy, a i nerwy jakieś nadszarpnięte. Ja znalazłam taką - OMG! I can meditate . Ale tych na codzienne wyciszenie jest kilka.
Biorąc pod uwagę fakt, że nie wszystko da się zaplanować i że w życiu działa zasada Pareta (Czyżby? Wykonamy 20% czynności, a przyniesie nam to aż 80% skuteczności?), można spokojnie przeżyć bez powyższych aplikacji. Ale z nimi jest łatwiej. I jak mówi stara zasada ludowa - dla chcącego, nic trudnego. Bo jak nam się nie będzie chciało, to żadna apka ani żaden kalendarz nie pomogą. No, nie ma zmiłuj!
